Cómo crear un pronóstico de ventas con ChatGPT y tomar el control de tu gestión comercial

Pronóstico de Ventas: ¿Qué es?

El pronóstico abarca también la prodicción del desempeño del equipo, entendiendo sus desafíos y posibilidades de éxito. En caso de que el cuadro no sea favorable, puedes actuar a priori tomando las medidas necesarias para evitar una crisis

Ventajas del Pronóstico de Ventas para tu Negocio

Aquí presentamos algunos de los principales beneficios de contar con análisis predictivo en tu empresa:

Profesionaliza la gestión comercial

Las incertidumbres representan una grave amenaza para la estabilidad financiera de la empresa, especialmente durante tiempos de crisis. Además de dañar su reputación, tomar decisiones basadas en conjeturas puede generar inestabilidad y dificultar aún más el progreso del negocio.

Con este contexto en mente, el pronóstico de ventas es un recurso técnico esencial que tiene su fundamento en indicadores y métricas claras. Proporciona además un soporte sólido para la planificación estratégica, permitiendo anticipar el desarrollo del embudo de ventas y trazar próximos pasos basados en data real. Al contar con un pronóstico fiable, la empresa estará mejor preparada para enfrentar las incertidumbres y tomar decisiones informadas que resguarden su salud financiera.

Ajustes oportunos de presupuesto

Sin importar los ingresos generados, tu empresa afronta costos fijos de producción que deben ser considerados mes a mes. En este sentido, es de vital importancia mantener un equilibrio entre los gastos y el presupuesto actual, ajustando las inversiones según sea necesario en diferentes áreas.

Al realizar una proyección de ventas, se anticipan las ganancias futuras, lo que permite una adaptación más efectiva. Este análisis proporciona una visión clara de cuánto debería ganar la empresa y qué fluctuaciones pueden esperarse a lo largo del año. De esta manera, se asegura el sustento de las operaciones y se simplifican procesos como el control de inventario, las contrataciones y el establecimiento de objetivos comerciales. La proyección de ventas se convierte en una herramienta esencial para una gestión financiera eficiente y una planificación estratégica sólida.

Organiza las operaciones de venta

Además de estimar los ingresos esperados, el pronóstico de ventas ofrece una guía clara sobre las acciones necesarias para alcanzar metas específicas. Supongamos que tu empresa tiene como objetivo superar en un 10% las ventas del año anterior durante la temporada navideña de este año. Sin embargo, es posible que el equipo actual no esté preparado para lograr este objetivo y pueda requerir capacitación o ajustes. Al proyectar las ventas desde ahora, puedes planificar el presupuesto adecuadamente y brindar la capacitación necesaria al equipo, incluso considerando la posibilidad de realizar ajustes de personal. En circunstancias normales, el pronóstico de ventas se convierte en una herramienta esencial que optimiza la estrategia comercial, alineando las actividades del equipo, generando campañas y resultados más efectivos y precisos.

Perfecciona la estrategia de marketing

El plan de ventas ejerce una influencia directa en los distintos departamentos y áreas de la empresa, como marketing y financiero, ya que ambos dependen de la consecución de las metas comerciales. Por esta razón, contar con un pronóstico de ventas se vuelve fundamental para alinear y dirigir otras áreas de la empresa hacia el mismo objetivo.

En el ámbito del marketing, el equipo puede enfocar sus acciones en productos y canales que han mostrado un mejor rendimiento en ventas. Durante períodos estratégicos o de mayor demanda, las campañas también reciben inversiones adecuadas, lo que aumenta considerablemente las posibilidades de maximizar los resultados obtenidos. En este contexto, el pronóstico de ventas se convierte en una valiosa herramienta que impulsa la integración y la cooperación entre los distintos departamentos, trabajando en conjunto para alcanzar el éxito comercial de la empresa.

Atracción de inversiones

Este beneficio resulta especialmente relevante para startups y compañías que dependen de financiamiento externo para llevar a cabo sus proyectos. Atraer y persuadir a los inversionistas requiere que tu negocio proyecte perspectivas sólidas de crecimiento. 

Es crucial tener en cuenta que los informes financieros deben incluir una estimación de ventas, ya que no dominar este ejercicio podría poner en riesgo el respaldo que tu empresa busca.

En este caso, la estimación de ventas se convierte en una manera de valorar tu negocio y motivar no solo a los inversionistas, socios y clientes, sino también a todo el equipo interno. Tanto dentro como fuera de la empresa, todos se sienten más confiados para tomar decisiones acertadas y estar preparados para enfrentar cualquier eventualidad que pueda surgir. El pronóstico de ventas se consolida como una herramienta clave para generar confianza y seguridad en el camino hacia el éxito empresarial.

Cómo realizar el pronóstico de ventas de tu empresa

Ahora que conoces los beneficios de una proyección de ventas, surge la pregunta: ¿cómo crear un pronóstico de ventas realista?

A continuación, una lista con las etapas clave en el proceso.

1. Recolectar los datos más relevantes
   
   En una proyección de ventas influyen diferentes factores, tanto internos como externos. Es importante contar con datos de fuentes variadas, como mercado, embudo de ventas, encuestas con los vendedores, entre otras.
   El paso número 1 consiste en determinar las fuentes de información disponibles, idealmente: un historial de ventas, informes comerciales,  rastreo de la evolución del embudo de ventas, investigaciones de mercado, insights de los equipos, por mencionar las más importantes.
   
   Aquí una lista principales datos a reunir:
   • Total de tratos cerrados en el último período.
   • Valor de los tratos cerrados.
   • Negociaciones activas.
   • Valor de venta promedio por lead.
   • Tasa de conversión.
   • Fuentes de conversión de leads.
   • Ciclo promedio de ventas.
   • Canales de venta activos.
   • Tendencias del mercado.
   • Características y comportamiento del público meta.
     
2. Segmentar y contextualizar la información
   
3. Si deseas hacer una proyección basada en el embudo de ventas, puedes realizar comparaciones entre las tasas de conversión en distintas etapas del proceso de ventas. Del mismo modo, puedes analizar el número total de acuerdos cerrados según su origen, evaluar la facturación generada por diferentes canales de venta y seguir este enfoque en diversas métricas relacionadas.
   
   Este esfuerzo de análisis te proporcionará perspectivas valiosas sobre el proceso de ventas y te ayudará a identificar posibles rutas para mejorar la gestión comercial. Sin embargo, es importante tener en cuenta la capacidad actual de la empresa, ya que proyecciones excesivamente ambiciosas pueden requerir inversiones adicionales en tecnología y en la contratación de nuevos proveedores y empleados. Es fundamental encontrar un equilibrio entre las proyecciones optimistas y realistas, considerando los recursos disponibles y las oportunidades de crecimiento sostenible.
4. Crear y compartir el pronóstico de ventas.
   Una vez recopilada la data necesaria, es hora de poner manos a la obra y crear el pronóstico de venta. En la actualidad existen numerosas herramientas con este fin, que van desde el análisis predictivo incluido en Salesforce Sales Cloud y otros CRM, hasta el uso de asistentes virtuales e inteligencia artificial, como ChatGPT. A continuación te contaremos cómo puedes llevar a cabo tu pronósico de ventas haciendo uso de la herramienta basada en inteligencia artificial en boga, ChatGPT.

¿Qué es ChatGPT y para qué sirve? 

ChatGPT es un modelo de lenguaje desarrollado por OpenAI, basado en la arquitectura GPT-3.5. Es una versión avanzada de inteligencia artificial de procesamiento de lenguaje natural, que tiene la capacidad de comprender y generar texto de manera coherente y contextual.

ChatGPT puede utilizarse para diversas aplicaciones, tales como:

• Asistente virtual: Puede responder preguntas, proporcionar información y realizar tareas sencillas a través de conversaciones de lenguaje natural.
• Generación de texto: Es capaz de crear contenido como artículos, resúmenes, correos electrónicos y más, a partir de indicaciones dadas.
• Traducción: Puede realizar traducciones entre diferentes idiomas.
• Resolución de problemas: Puede ayudar a encontrar soluciones o respuestas a problemas y desafíos específicos.
• Creación de chatbots: Es una herramienta valiosa para construir chatbots interactivos que puedan interactuar con los usuarios de manera más inteligente y coherente.
• Aprendizaje y tutoriales: Puede proporcionar explicaciones y tutoriales sobre diversos temas.
• Generación de ideas: Es útil para generar ideas creativas o sugerencias en distintos campos.

Estas son solo algunas de las miles de actividades que es posible realizar con la herramienta, pero gracias a la forma en que podemos interactuar con ella, también es posible realizar el análisis predictivo que nos concierne. A continuación veremos cómo, pero primero debemos conocer la forma básica de comunicación con ChatGPT, el prompt.

Un “prompt” es una pregunta que se proporciona al sistema para obtener una respuesta relevante

¿Qué es un prompt?  

En el contexto de la inteligencia artificial y los chatbots, un «prompt» se refiere a una declaración o interrogante que se proporciona al sistema para obtener una respuesta relevante.  Ver inteligencia artificial en las ventas.

Los «prompts» son esenciales para facilitar la interacción entre el usuario y el chatbot, ya que ayudan a establecer el tono y el tema de la conversación y ofrecen pistas sobre lo que el chatbot puede hacer o responder. También pueden incluir llamadas a la acción para que el usuario responda o elija una opción específica.

Por ejemplo, un «prompt» típico podría ser: «¡Hola! ¿En qué puedo ayudarte hoy?» o «¿Qué información estás buscando?». A partir de ese «prompt», el chatbot puede recibir la respuesta del usuario, en forma de prompt y continuar la conversación de manera coherente y relevante.

La habilidad para generar «prompts» efectivos es crucial para obtener resultados precisos y satisfacer las necesidades del usuario. Esta habilidad se conoce como «prompt engineering», que es considerado un arte en sí mismo, ya que implica un profundo entendimiento del usuario, el tema y la tecnología involucrada.

A continuación exploraremos uso de «prompts» para realizar un pronóstico de ventas.

Realizando un pronóstico de ventas con ChatGPT

Para hacer un pronóstico de ventas utilizando ChatGPT, es importante recordar que esta es una inteligencia artificial de lenguaje que está diseñada para generar texto y responder preguntas. Aunque puede ser útil para analizar datos y ofrecer ideas sobre posibles tendencias, no es una herramienta específicamente creada para el análisis y pronóstico de ventas. Sin embargo, podemos utilizar algunas técnicas para aprovechar sus capacidades lingüísticas y obtener un pronóstico base.

Aquí hay un enfoque general sobre cómo se puede hacer un pronóstico de ventas utilizando ChatGPT:

• Preparación de los datos: Antes de utilizar ChatGPT, debes recopilar y organizar los datos históricos de ventas. Es fundamental contar con un conjunto de datos significativo y confiable para obtener un pronóstico preciso. Como vimos anteriormente, la información requerida incluiría las ventas pasadas, fechas correspondientes y otros factores relevantes que puedan influir en las ventas, como promociones, temporadas, eventos, etc.
• Formulación de la pregunta: Debes formular una pregunta clara y concisa que describa el problema que deseas resolver, por ejemplo: «¿Cuál será el pronóstico de ventas para el próximo trimestre basado en los datos históricos de ventas?» o «¿Cuál será la tendencia de ventas para el próximo año?».
• Consulta a ChatGPT: Utiliza la API de OpenAI o la interfaz adecuada para enviarle la pregunta a ChatGPT. Asegúrate de proporcionarle también los datos históricos de ventas que hayas preparado anteriormente. puedes utilizar el siguiente «prompt» como guía:
  
  

  «Dada la información histórica de ventas de los últimos X meses/años, me gustaría obtener un pronóstico de ventas para el próximo trimestre/semestre/año. Por favor, ten en cuenta factores como tendencias previas, estacionalidad, campañas promocionales y cualquier otro dato relevante que pueda influir en las ventas futuras. ¿Cuál será la proyección de ventas para ese período y cuáles podrían ser los principales impulsores o desafíos a considerar? Agradecería una estimación lo más precisa posible para tomar decisiones informadas y planificar nuestras estrategias comerciales. ¡Gracias!«

  
  Recuerda que ChatGPT puede ofrecer ideas y análisis, pero es aconsejable validar los resultados con otros métodos de análisis predictivo más especializados para obtener proyecciones más sólidas y confiables.

• Análisis de respuesta: La respuesta generada por ChatGPT probablemente incluirá una evaluación de los datos y una predicción sobre las ventas futuras. Sin embargo, es esencial tener en cuenta que esta predicción puede ser bastante limitada y basada en el contexto dado.
• Validación y ajuste: Recordemos que ChatGPT no es un modelo especializado en pronósticos de ventas. Por lo tanto, la predicción obtenida debe ser tomada como una idea aproximada. Es aconsejable validar el pronóstico con otros métodos más avanzados, y específicos para la predicción de ventas, como modelos de regresión, series de tiempo, o técnicas de aprendizaje automático presentes en la inteligencia artificial de Einstein de Salesforce CRM.

Consejos a la hora de interactuar con ChatGPT

• Utiliza instrucciones en inglés. ChatGPT ha sido entrenado principalmente con datos en inglés, por lo que está más familiarizado con este idioma que con otros. Sin embargo, también tiene un buen conocimiento del español/castellano y puede proporcionar respuestas de alta calidad en ambos idiomas.
  
• Redacta «prompts» claros y concisos. Al interactuar con ChatGPT, es importante recordar que es una máquina y puede confundirse con juegos de palabras o frases complejas. Por lo tanto, es recomendable utilizar oraciones simples y directas para obtener respuestas relevantes y de alta calidad. Simplifica el orden de las frases y evita información innecesaria para mayor claridad y precisión.
• Proporciona contexto en la conversación. Para mejorar la calidad de las respuestas de ChatGPT, es esencial brindarle contexto adecuado. En lugar de simplemente enviar enlaces, copia y pega el texto relevante en la conversación para que tenga la información necesaria. Recuerda que ChatGPT no tiene acceso a Internet, por lo que se basa únicamente en el contenido proporcionado.
• Solicita a ChatGPT que se comporte como un experto en un área específica. Puedes pedirle que responda como un experto en ventas B2B, en copywriting, o en cualquier otro campo necesario para obtener resultados más precisos y especializados.
• Reformula la pregunta si la respuesta no es satisfactoria. En lugar de insistir en una pregunta que no te está dando los resultados esperados, es preferible reformularla para obtener una respuesta más adecuada. Recuerda que la interacción con ChatGPT es como una conversación, y preguntas interesantes pueden generar respuestas de mayor calidad.
• Sigue la conversación con ChatGPT. Para obtener mejores resultados con ChatGPT, es importante entender que no existe un «prompt» perfecto. La calidad de las respuestas mejora significativamente al continuar la conversación con ChatGPT después de la primera respuesta, afinando los resultados y probando diferentes enfoques o feedbacks.

Pronóstico de ventas con Salesforce Sales Cloud

Salesforce Sales Cloud destaca como la herramienta principal para llevar a cabo un análisis predictivo de ventas. Con ella obtendrás los siguientes beneficios:

Obtén una visión en tiempo real de las proyecciones de ventas de todo tu equipo, con la capacidad de realizar ajustes de pronóstico en el acto y personaliza la visibilidad de acuerdo con la jerarquía de gestión.

Observa en tiempo real los ajustes realizados en las proyecciones de ventas.

Obtén una visión precisa de tus pronósticos con ajustes en tiempo real.

Visualiza detalles sobre los ajustes anteriores realizados por tu equipo, al tiempo que mantienes intactos los datos de las oportunidades subyacentes.

Realiza pronósticos de ventas para equipos complejos: Incluso si tu empresa cuenta con una organización de ventas compleja, Salesforce Sales Cloud cuenta con las capas necesaria para manejar la información sin que esta se vuelva abrumadora.

Obtén rápidamente información sobre tu rendimiento en relación con el plan: La pantalla de proyección de ventas de Sales Cloud, muestra la cuota y el alcance, junto con los números del pronóstico. Con el seguimiento del alcance de cuotas en diferentes períodos o categorías de pronóstico, ahora es más fácil que nunca saber dónde enfocarse, ya sea como representante o como gerente.

Adapta tus proyecciones de ventas con tan solo unos clics: Utiliza categorías de pronóstico estándar, c

omo «carteras de proyectos» y «cerrado», o personalízalas para ajustarlas a las etapas de pronóstico de tu empresa. También puedes calcular tu pronóstico de ventas según los ingresos, las líneas de productos o incluso las divisiones de oportunidades. Luego, personaliza la visualización del pronóstico de ventas filtrando por ingresos, cantidad o cualquier otra proyección personalizada que necesites definir.

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